INVENTARISASI
PERGURUAN ISLAM AL-AZHAR KELAPA GADING SURABAYA
Inventaris adalah segala bentuk barang yang menjadi milik/kekayaan YAKGS baik yang bersifat life time maupun memiliki masa habis pakai.
Inventaris harus diadakan, dicatat, disimpan, digunakan, dirawat, dan diawasi dalam pemakaiannya.
Inventaris dapat diperoleh dari pembelian, hibah, sisa hasil kegiatan, maupun cara-cara lain yang halal dan tidak mengikat. Pengadaan Barang Inventaris yang bersifat pembelian harus dilengkapi nota/kwitansi pembelian dan terlebih dahulu disetujui dalam RAKER PIMPINAN yang dilaksanakan pada awal tahun pelajaran baru kecuali ada pengadaan inventaris yang sifatnya insidential maka pengajuan pengadaan barang tersebut dapat dilakukan melalui pengajuan khusus yang diketahui Direktur/Wakil Direktur oleh Kasi Umum
Sebagai milik Yayasan Al-Azhar Kelapa Gading, Inventaris harus dikelola dengan baik agar dapat dimanfaatkan dalam semua aktifitas pembelajaran di lingkungan Perguruan Islam Al-Azhar Kelapa Gading Surabaya secara efisien, sehingga manfaat dan keberadaanya dapat diketahui dan terjaga dengan baik dan benar
PEMAKAIAN INVENTARIS
Inventaris yang mau digunakan harus terlebih dahulu diketahui oleh Kasi Umum dengan cara mengisi Form Peminjaman yang telah disediakan untuk dicatat dan didokumentasikan dalam buku penggunaan inventaris
PERAWATAN INVENTARIS
Inventaris yang ada harus dirawat dan diawasi dalam pemakaiannya dan bila ada yang rusak akan segera diperbaiki atau dimusnahkan dengan persetujuan/mengetahui Direktur/Wakil Direktur dan Kasi Keuangan dan Pembukuan PIAKGS
PENOMORAN INVENTARIS
Penomoran Inventaris bertujuan untuk mengetahui kapan inventaris itu diperoleh, sumber dana dari inventaris, dimana lokasi inventaris itu berada dan kemudian dimasukan ke dalam daftar inventaris PIAKGS.
Untuk penomoran inventaris kita menggunakan data sebagai berikut :
a. No Urut Inventaris (3 Digit)
b. Garis Miring
c. Kode Barang
d. Garis Miring
e. Kode Nomor Perolehan :
S.1 = Beli S.2 = Hibah/BOS S.3 = Sumber Lainnya
f. Garis Miring
g. Lokasi Barang Inventaris
h. Garis Miring
i. Bulan Perolehan
j. Tahun Perolehan (2 digit terakhir tahun masehi)
CONTOH : 001/KPTR/S.1/K.SD/05.05
No: 1, Jenis Barang: Komputer, Sumber Perolehan : Beli, Lokasi : Kantor SD
PROSEDUR PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS
KETETAPAN
1. Turut serta aktif dan peduli dalam menjaga/merawat inventaris pembelajaran yang ada.
2. Peminjaman Inventaris diperuntukan bagi kepentingan dinas di PIAKGS
3. Setiap peminjaman barang inventaris harus sepengetuhan Pimpinan yang bersangkutan selaku penanggung jawab dari barang inventaris yang dipinjam
4. Menggunakan skala prioritas dalam peminjaman barang inventaris
5. Barang Inventaris yang dipinjam harus dikembalikan sesuai batas waktu penggunaan yang telah ditentukan sebelumnya
PROSEDUR
1. Peminjam barang inventaris mengajukan permohonan melalui Surat Resmi atau Memo yang ditujukan kepada Kepala Seksi Umum dan sudah ditandatangani Pimpinan Unit selaku Penanggung Jawab
2. Tuliskan dengan jelas barang inventaris yang dipinjam, waktu dan tanggal digunakan/dikembalikan, keperluan serta tempat barang yang dipinjam akan dibawa
3. Apabila Barang Inventaris yang dipinjam tidak ada, maka Kepala Seksi Umum akan memberikan konfirmasi ke Pimpinan Unit yang bersangkutan dan mencari pemecahan bersama
4. setelah barang diterima, peminjam barang inventaris bertanggung jawab sepenuhnya atas barang tersebut, bila terjadi kerusakan / kehilangan Barang Inventaris tersebut menjadi tanggung jawab Peminjam
5. Peminjam diharuskan memeriksa barang inventaris yang akan dibawah, bila ada cacat laporkanlah ke Kepala Seksi Umum untuk dicatat
6. Laporkanlah segera ke Kepala Seksi Umum jika terjadi keterlambatan dalam pengembalian barang Inventaris dengan disertai alasan yang jelas
ROSEDUR PEMINJAMAN LINTAS UNIT
7. Apabila disalah satu Unit (baik Guru maupun Kepala Unit) akan meminjam inventaris yang ada di Unit lain maka Pimpinan Unit terkait untuk membuat Surat Permohonan atau memo kepada Pimpinan Unit yang akan di pinjam inventarisnya dan diteruskan kepada Kepala Seksi Umum dan Sarana
8. Pimpinan Unit memerintahkan kepada Staf Tata Usaha untuk meminjamkan peralatan dan dicatat dalam buku kontrol barang/inventaris ( buku kontrol dibuat sendiri oleh Unit terkait)
9. Petugas Umum diperbolehkan mengambil/mengantar barang inventaris apabila telah membawa Surat Permohonan atau memo peminjaman barang/inventaris.
10. Peminjam barang/inventaris bertanggung jawab terhadap barang yang dipinjamnya selama masih digunakan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar