KASI UMUM ALAZKA: Januari 2011

Minggu, 30 Januari 2011

Nomor : 050 /K3. PIAKGS/3/33.12

Lampiran : 1 (Satu) Lembar

Prihal : Form Laporan Kerusakan Inventaris

Kepada Yth,

Pimpinan Unit TK Islam Al-Azhar Kelapa Gading Surabaya

Pimpinan Unit SD Islam Al-Azhar Kelapa Gading Surabaya

Pimpinan Unit SMP Islam Al-Azhar Kelapa Gading Surabaya

Surabaya

Assalamu’alaikum wr. wb.

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta hidayah-Nya kepada kita berupa nikmat iman, Islam maupun nikmat kesehatan. Shalawat dan salam semoga tetap tercurah kepada Junjungan kita Nabi besar Muhammad SAW.

Guna untuk memberikan pelayanan yang baik dan cepat serta pendataan kaitannya dengan penanganan untuk inventaris sekolah yang mengalami kerusakan maka kami mengharap kepada Bapak/Ibu Pimpinan Unit untuk menyertakan Surat Pengaduan kerusakan Inventaris (terlampir) pada saat memberikan laporan kepada Bagian Umum, hal ini tentunya sangat kami dibutuhkan untuk menentukan prioritas mana yang akan kami layani terlebih dahulu.

Demikian informasi ini kami sampaikan, terima kasih atas kerjasamanya yang baik dan atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Billahit taufiq walhidayah

Wassalamu’alaikum wr.wb.

Surabaya, 5 Maret 2012

Seksi Umum

MOCH ULUM BUDIYONO

Kepala

Tembusan :

1. Arsip.

____________________________________________________________________________________

Perihal : PEMBERITAHUAN PERAWATAN DAN PEMINJAMAN INVENTARIS

Kepada Yth :

1. Pimpinan Unit TK, SD, SMP Islam AKG Surabaya

2. Seluruh Kepala Seksi di lingkungan Perguruan Islam AKG Surabaya

di -

Surabaya

Assalamu’alaikum wr. wb.

Sehubungan dengan semakin bertambahnya inventaris sarana yang digunakan sebagai media pembelajaran, maka kami mengharapkan Bapak/Ibu dapat menginformasikan kepada Guru / Karyawan yang berada di unit kerja yang Bapak/Ibu pimpin terkait beberapa hal yang ada di bawah ini :

1. Guru/Karyawan dimohon turut serta aktif dan peduli dalam menjaga / merawat inventaris pembelajaran yang ada.

2. Prosedur Peminjaman Barang Inventaris Unit Lain :

a. Apabila salah satu unit akan meminjam inventaris yang berada di unit lain, dimohon untuk Pimpinan Unit terkait membuat Surat Permohonan / Memo Peminjaman kepada Pimpinan Unit yang memiliki inventaris tersebut dan diteruskan kepada Kepala Seksi Umum dan Sarana.

b. Setelah poin a disetujui, maka barang inventaris diserah terimakan dan dicatat dalam buku kontrol barang inventaris oleh Tata Usaha (buku kontrol dibuat sendiri oleh Unit terkait).

c. Apabila tidak ada Guru/Karyawan dari unit yang meminjam untuk mengambil barang inventaris tersebut, diperkenankan minta bantuan dari Petugas Umum untuk mengambil /mengantar barang inventaris dengan membawa Surat Permohonan / Memo Peminjaman.

d. Barang inventaris yang dipinjamkan adalah menjadi tanggung jawab peminjam selama masih digunakan dan atau belum dikembalikan.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Billahit taufiq walhidayah, Wassalamu’alaikum wr. wb.

Surabaya, 27 Shafar 1432 H / 1 Februari 2011 M

SEKSI UMUM

MOCH ULUM BUDIYONO, S.H.

Kepala

Rabu, 19 Januari 2011

INVENTARISASI

PERGURUAN ISLAM AL-AZHAR KELAPA GADING SURABAYA

PENGERTIAN INVENTARIS

Inventaris adalah segala bentuk barang yang menjadi milik/kekayaan YAKGS baik yang bersifat life time maupun memiliki masa habis pakai.

Inventaris harus diadakan, dicatat, disimpan, digunakan, dirawat, dan diawasi dalam pemakaiannya.

Inventaris dapat diperoleh dari pembelian, hibah, sisa hasil kegiatan, maupun cara-cara lain yang halal dan tidak mengikat. Pengadaan Barang Inventaris yang bersifat pembelian harus dilengkapi nota/kwitansi pembelian dan terlebih dahulu disetujui dalam RAKER PIMPINAN yang dilaksanakan pada awal tahun pelajaran baru kecuali ada pengadaan inventaris yang sifatnya insidential maka pengajuan pengadaan barang tersebut dapat dilakukan melalui pengajuan khusus yang diketahui Direktur/Wakil Direktur oleh Kasi Umum

Sebagai milik Yayasan Al-Azhar Kelapa Gading, Inventaris harus dikelola dengan baik agar dapat dimanfaatkan dalam semua aktifitas pembelajaran di lingkungan Perguruan Islam Al-Azhar Kelapa Gading Surabaya secara efisien, sehingga manfaat dan keberadaanya dapat diketahui dan terjaga dengan baik dan benar

PEMAKAIAN INVENTARIS

Inventaris yang mau digunakan harus terlebih dahulu diketahui oleh Kasi Umum dengan cara mengisi Form Peminjaman yang telah disediakan untuk dicatat dan didokumentasikan dalam buku penggunaan inventaris

PERAWATAN INVENTARIS

Inventaris yang ada harus dirawat dan diawasi dalam pemakaiannya dan bila ada yang rusak akan segera diperbaiki atau dimusnahkan dengan persetujuan/mengetahui Direktur/Wakil Direktur dan Kasi Keuangan dan Pembukuan PIAKGS

PENOMORAN INVENTARIS

Penomoran Inventaris bertujuan untuk mengetahui kapan inventaris itu diperoleh, sumber dana dari inventaris, dimana lokasi inventaris itu berada dan kemudian dimasukan ke dalam daftar inventaris PIAKGS.

Untuk penomoran inventaris kita menggunakan data sebagai berikut :

a. No Urut Inventaris (3 Digit)

b. Garis Miring

c. Kode Barang

d. Garis Miring

e. Kode Nomor Perolehan :

S.1 = Beli S.2 = Hibah/BOS S.3 = Sumber Lainnya

f. Garis Miring

g. Lokasi Barang Inventaris

h. Garis Miring

i. Bulan Perolehan

j. Tahun Perolehan (2 digit terakhir tahun masehi)

CONTOH : 001/KPTR/S.1/K.SD/05.05

No: 1, Jenis Barang: Komputer, Sumber Perolehan : Beli, Lokasi : Kantor SD, Bulan Pembelian : Mei, Tahun Pembelian : 2005

PROSEDUR PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS

KETETAPAN

1. Turut serta aktif dan peduli dalam menjaga/merawat inventaris pembelajaran yang ada.

2. Peminjaman Inventaris diperuntukan bagi kepentingan dinas di PIAKGS

3. Setiap peminjaman barang inventaris harus sepengetuhan Pimpinan yang bersangkutan selaku penanggung jawab dari barang inventaris yang dipinjam

4. Menggunakan skala prioritas dalam peminjaman barang inventaris

5. Barang Inventaris yang dipinjam harus dikembalikan sesuai batas waktu penggunaan yang telah ditentukan sebelumnya

PROSEDUR

1. Peminjam barang inventaris mengajukan permohonan melalui Surat Resmi atau Memo yang ditujukan kepada Kepala Seksi Umum dan sudah ditandatangani Pimpinan Unit selaku Penanggung Jawab

2. Tuliskan dengan jelas barang inventaris yang dipinjam, waktu dan tanggal digunakan/dikembalikan, keperluan serta tempat barang yang dipinjam akan dibawa

3. Apabila Barang Inventaris yang dipinjam tidak ada, maka Kepala Seksi Umum akan memberikan konfirmasi ke Pimpinan Unit yang bersangkutan dan mencari pemecahan bersama

4. setelah barang diterima, peminjam barang inventaris bertanggung jawab sepenuhnya atas barang tersebut, bila terjadi kerusakan / kehilangan Barang Inventaris tersebut menjadi tanggung jawab Peminjam

5. Peminjam diharuskan memeriksa barang inventaris yang akan dibawah, bila ada cacat laporkanlah ke Kepala Seksi Umum untuk dicatat

6. Laporkanlah segera ke Kepala Seksi Umum jika terjadi keterlambatan dalam pengembalian barang Inventaris dengan disertai alasan yang jelas

ROSEDUR PEMINJAMAN LINTAS UNIT

7. Apabila disalah satu Unit (baik Guru maupun Kepala Unit) akan meminjam inventaris yang ada di Unit lain maka Pimpinan Unit terkait untuk membuat Surat Permohonan atau memo kepada Pimpinan Unit yang akan di pinjam inventarisnya dan diteruskan kepada Kepala Seksi Umum dan Sarana

8. Pimpinan Unit memerintahkan kepada Staf Tata Usaha untuk meminjamkan peralatan dan dicatat dalam buku kontrol barang/inventaris ( buku kontrol dibuat sendiri oleh Unit terkait)

9. Petugas Umum diperbolehkan mengambil/mengantar barang inventaris apabila telah membawa Surat Permohonan atau memo peminjaman barang/inventaris.

10. Peminjam barang/inventaris bertanggung jawab terhadap barang yang dipinjamnya selama masih digunakan.

FASILITAS PENUNJANG

Al-Azhar Kelapa Gading Surabaya berdiri diatas tanah seluas 5285M2 dengan luas bangunan kurang lebih 2100 M2, dan diatas tanah tersebut dibangun prasarana sekolah yang terdiri dari 24 ruang kelas, 3 ruang Laboratorium (Komputer, Sains, Bahasa), 1 Ruang UKS, 1 Ruang Sekertariat/Humas, 1 Ruang Keuangan dan Pembayaran, 1 Ruang Pusat Sumber Belajar, Ruang Galeri dan Seni, Ruang Musik, Kantin Sekolah dan didukung oleh sebuah Aula sebagai tempat pertemuan.

Al-Azhar Kelapa Gading Surabaya memiliki bangunan 3 lantai yang mana tiap lantainya terdapat masing-masing 3 toilet putra dan putri selain itu untuk kegiatan ibadah dan keagamaan kami telah menyediakan Masjid yang juga dapat digunakan untuk kalangan umum.

Selain ketersediaan sarana infrastruktur kami juga menyediakan fasilitas penunjang antara lain : 660 meja dan kursi siswa, papan tulis white board, AC di tiap-tiap ruang, Lab Bahasa, Lab Komputer dan Internet, Lab Sains dan pemasangan camera CCTV ditiap ruang kelas dan titik-titik strategis di luar/outdoor.